Von Theo Saville, Mitbegründer und CEO von CloudNC
Jahrelang konnte ich zwölf Stunden am Tag am Computer verbringen und, wenn ich ehrlich bin, nichts Wesentliches bewegen. Ich tappte in zwei gegensätzliche Fallen:
- Busywork-Dopamin: endloses Bearbeiten von E-Mails und Slack, weil es sich produktiv anfühlt.
- Nihilismus: Die Frage "Ist das das Wichtigste?" wird so oft gestellt, dass sich alles sinnlos anfühlt und ich nichts tue.
Fundraising hat diese zweite Falle noch verschlimmert. Während einer Kapitalerhöhung ist nur das Fundraising wichtig. Nach der Runde behielt mein Gehirn diese Regel bei und wandte sie im Stillen auf alles an. Eine E-Mail schreiben? "Sinnlos." Einen Plan überarbeiten? "Sinnlos." Es dauerte eine Weile, bis ich das Muster erkannte und die mentale Software umschrieb.
Die Lösung, die ich gefunden habe, ist einfach, aber streng:
- Bei kleinen und mittleren Aufgaben: Vorrang des Arbeitsflusses vor der Prioritätensetzung.
- Bei großen Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, sollten Sie eine Sache nach der anderen zu Ende bringen.
Im Folgenden wird beschrieben, wie das im Alltag funktioniert.
Teil 1: Für die kleinen Dinge, wähle den Fluss
Die meisten Prioritätensetzungssysteme brechen unter der Last der Unterbrechungen in der realen Welt zusammen. Die Listen werden lang, die Energie sinkt, und die Frage "Was soll ich als Nächstes tun?" wird zu einer Entscheidungssteuer.
Ich mache stattdessen Folgendes:
1) Jede kleine Aufgabe mit einem brutalen Ja/Nein abhaken
Ich bewerte sie nicht. Ich denke nicht über den ROI nach. Ich stelle eine einzige binäre Frage: Ist das in den nächsten drei Tagen einen Teil meiner Zeit wert?
- Ja? Erledigen Sie es sofort, schnell, und machen Sie weiter.
- Nein? Löschen/ignorieren/archivieren Sie ohne Entschuldigung.
Gelegentlich "ein bisschen unhöflich" zu sein, ist billiger als stundenlanges Schreiben von "Entschuldigung für die Verspätung"-E-Mails, die das Unternehmen nicht voranbringen.
2) Erstellen Sie eine einheitliche Schnittstelle
Der Datenfluss bricht ab, wenn ich eine Vielzahl von Optionen angezeigt bekomme. Ich verwende einen E-Mail-Client, der das nächste Element anzeigt, keine Liste, und mir eine Tastenkombination zum Weiterschalten gibt. Oft diktiere ich eine schnelle Antwort und schicke sie ab. Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern ein ununterbrochener Durchsatz.
In vielen Fällen ist der Arbeitsfluss schneller als die Prioritätensetzung. Denken Sie an die Regeln für das Aufräumen eines unordentlichen Hauses: das nächstgelegene Ding aufheben, es an seinen Platz stellen, wiederholen. Keine Sortierzeremonie.
3) Senken Sie die Stange zum Start
Ich halte die Latte für die Frage "Lohnt sich meine Zeit?" bewusst niedrig. Die Kosten einer Entscheidung sind oft höher als eine zweiminütige Antwort. Sobald ich "Ja" gesagt habe, lege ich mich fest und beende es in einem Rutsch.
4) Beseitigen Sie das Pop-up "Mache ich das Wichtigste?
Dieser mentale Dialog ist der Feind des Flow. Wenn er auftaucht, erinnere ich mich daran: Ich habe das Ja/Nein-Tor bereits passiert - beende es einfach.
Teil 2: Für die großen Dinge, nur eine Sache tun
Kleine Aufgaben profitieren vom Flow. Große Aufgaben erfordern Monomanie.
Jeden Monat wähle ich ein Ergebnis aus, das eintreten muss. Beispiele, die ich in der Vergangenheit durchgeführt habe:
- Schließen Sie eine Spendensammlung ab.
- Nageln Sie die Strategie für den Eintritt in den US-Markt.
- Verdoppeln Sie den Einsatz von PR und sozialen Medien.
- Stellen Sie einen (großartigen) Vorsitzenden für unseren Vorstand ein.
Dann tue ich drei Dinge:
1) Blockieren Sie es als ganztägiges, tägliches Kalenderbanner
Ich habe das Ergebnis - "Mieten Sie den Stuhl" - buchstäblich als ganztägiges Ereignis über den ganzen Monat verteilt. Es ist eine ständige, visuelle Erinnerung daran, wohin meine freie Zeit geht.
2) Arbeiten Sie in Serie, nicht parallel
Wenn ich mir eine ganze Woche Zeit nehme, um eine wichtige Sache zu erledigen, wird sie auch erledigt. Wenn man das viermal macht, hat man in einem Monat vier wichtige Dinge erledigt. Wenn ich mehrere Threads verwende, ziehen sich dieselben Dinge über Monate hin.
3) Verzicht auf die Arbeit eines "performativen CEO".
Es gibt Zeiten, in denen es für mich unvernünftig ist, an zehn Sitzungen teilzunehmen, nur um gesehen zu werden. Mein Druckmittel ist es, das zu liefern, was das Unternehmen voranbringt. Das operative Geschäft ist wichtig - aber wenn ich im operativen Geschäft bin, dann nur, um das System zu entwerfen und es weiterzugeben, nicht um zum System zu werden.
(Nebenbei bemerkt: Viele Gründer - mich eingeschlossen - leiden in irgendeiner Form an ADHS. Konzentration ist keine Gabe; sie wird hergestellt. Die serielle Ausführung ist die Art und Weise, wie man sie herstellt).
Taktiken, die Sie stehlen können
- Triage durchführen/löschen: Wenn es in drei Tagen nicht mehr von Bedeutung ist, archivieren Sie es. Wenn es doch wichtig sein könnte, tun Sie es jetzt. Kein Stapel "vielleicht später".
- Einzel-Element-Benutzeroberfläche: Verwenden Sie Werkzeuge, die eine nächste Aktion mit einer "Next"-Taste anzeigen. Listen ausblenden.
- Schnelle Antworten > Perfekte Antworten: Diktieren Sie, fassen Sie sich kurz, und versenden Sie. Perfektion ist eine Flussunterbrechung.
- Monatliches "One Thing"-Banner: Nennen Sie es. Tragen Sie es jeden Tag in Ihren Kalender ein, bis es erledigt ist.
- Serien-Wochen: Nehmen Sie sich jeweils eine ganze Woche Zeit, um intensiv an der großen Sache zu arbeiten. Behandeln Sie alles andere als Wartung.
- Kommunizieren Sie Ihre Saison: Sagen Sie Ihrem Team: "Diesen Monat liegt mein Schwerpunkt auf X. Erwarten Sie weniger Meetings und schnellere Absagen."
- Design zum Delegieren: Wenn Sie Vorgänge berühren, ist es Ihr Ziel, sie nicht mehr zu berühren, indem Sie eine Maschine und einen Eigentümer bauen.
Häufige Rückschläge (und Antworten)
"Ist es nicht unprofessionell, Leute zu ignorieren?"
Gelegentlich ja. Aber noch unprofessioneller ist es, die wichtigste Arbeit des Unternehmens zu vernachlässigen, weil man sich um Nettigkeiten mit geringem Nutzen kümmert. Rücksichtslose Triage, gepaart mit klaren Erwartungen, ist CEOship.
Was ist, wenn ich mich für die falsche "eine Sache" entscheide?
Das werden Sie innerhalb einer Woche wissen. Wenn neue Informationen zeigen, dass es falsch ist, aktualisieren Sie das Banner und ziehen Sie um. Die Kosten für eine Woche Konzentration sind weitaus geringer als die Kosten für ein Vierteljahr Zaudern.
"Meine Rolle erfordert Reaktionsfähigkeit."
Manche Rollen (PR, Support, Vertrieb) erfordern Reaktionsfähigkeit. Dieser Aufsatz richtet sich an Gründer/CEOs, deren größte Hebelwirkung darin besteht, schrittweise Veränderungen zu bewirken. Wenn Ihr Job der Posteingang ist, sollten Sie auch dort den Ablauf gestalten - es gelten die gleichen Regeln.
Die Kurzfassung
- Kleinigkeiten: Fluss eingeben. Tun oder löschen. Nicht einordnen.
- Großes Zeug: Wählen Sie eine Sache aus. Mach sie unvermeidlich. Bringen Sie es zu Ende.
- Ihre Aufgabe als CEO: Finden und bewegen Sie den größten Hebel, nicht alle Hebel.
Versuchen Sie es eine Woche lang: Setzen Sie ein Banner für ein einziges Ergebnis, schalten Sie die Listenansicht in Ihrem Posteingang aus und setzen Sie eine Erledigen/Löschen-Triage durch. Wenn Sie sich seltsam ruhig und ein wenig unhöflich fühlen, machen Sie es richtig - und Sie werden wahrscheinlich mehr wichtige Dinge versenden als in den letzten Monaten.
