Par Theo Saville, cofondateur et directeur général de CloudNC
Pendant des années, j'ai pu passer douze heures par jour devant un ordinateur et, pour être honnête, je n'ai rien fait d'important. Je suis tombé dans deux pièges opposés :
- Dopamine de l'oisiveté : traiter sans cesse des courriels et Slack parce qu'on a l'impression d'être productif.
- Nihilisme : se demander "Est-ce la chose la plus importante ?" si souvent que tout me semble inutile et que je ne fais rien.
La collecte de fonds a aggravé ce deuxième piège. Lors d'une levée de fonds, seule la collecte de fonds compte. Après le tour de table, mon cerveau a conservé cette règle et l'a tranquillement appliquée à tout. Écrire un courriel ? "Inutile". Revoir un plan ? "Inutile". Il a fallu du temps pour reconnaître le schéma et réécrire le logiciel mental.
La solution que j'ai trouvée est simple mais stricte :
- Pour les petites et moyennes tâches : privilégier le flux plutôt que la hiérarchisation.
- Pour les travaux importants et difficiles, faites une chose à la fois, jusqu'à ce qu'elle soit terminée.
Voici comment cela fonctionne au jour le jour.
Partie 1 : Pour les petites choses, choisissez la fluidité
La plupart des cadres de priorisation s'effondrent sous la charge d'interruption du monde réel. Les listes s'allongent, l'énergie diminue et la question "Que dois-je faire ensuite ?" devient une taxe sur les décisions.
Je fais ceci à la place :
1) Pour chaque petite tâche, il faut répondre brutalement par oui ou par non.
Je ne les classe pas. Je ne réfléchis pas au retour sur investissement. Je pose une question binaire: Cela vaut-il la peine que j'y consacre du temps dans les trois prochains jours ?
- Oui ? Faites-le immédiatement, rapidement, et passez à autre chose.
- Non ? Supprimer/ignorer/archiver sans excuses.
Il est moins coûteux d'être "un peu impoli" de temps en temps que de passer des heures à rédiger des courriels "désolés pour le retard" qui ne font pas avancer l'entreprise.
2) Construire une interface "une chose à la fois
La fluidité disparaît lorsqu'un mur d'options s'affiche. J'utilise un client de messagerie qui affiche l'élément suivant, et non une liste, et qui me donne un raccourci clavier pour avancer. Il m'arrive souvent de dicter une réponse rapide et de l'envoyer. L'objectif n'est pas la perfection, mais un débit ininterrompu.
Dans de nombreux cas, le flux est plus rapide que l'établissement de priorités. Pensez aux règles du "rangement d'une maison en désordre" : prenez la chose la plus proche, mettez-la à sa place, répétez. Pas de cérémonie de tri.
3) Abaisser la barre pour commencer
Je maintiens délibérément la barre du "ça vaut le coup" à un niveau peu élevé. Le coût de la décision est souvent plus élevé qu'une réponse en deux minutes. Une fois que j'ai dit "oui", je m'engage et je termine en une seule fois.
4) Éliminer la fenêtre contextuelle "Est-ce que je fais la chose la plus importante ?
Ce dialogue mental est l'ennemi du flux. Lorsqu'il apparaît, je me le rappelle : J'ai déjà passé la porte du oui/non - il suffit de terminer.
Partie 2 : Pour les choses importantes, ne faites qu'une seule chose
Les petites tâches bénéficient de la fluidité. Les grandes tâches exigent de la monomanie.
Chaque mois, je choisis un résultat qui doit se produire. Exemples de projets que j'ai menés dans le passé :
- Clôturer une collecte de fonds.
- Stratégie d'entrée sur le marché américain.
- Redoubler d'efforts en matière de relations publiques et de médias sociaux.
- Embaucher un (excellent) président pour notre conseil d'administration.
Ensuite, je fais trois choses :
1) Le bloquer en tant que bannière de calendrier tous les jours, toute la journée
J'ai littéralement placé le résultat - "Embaucher la chaise" - comme un événement d'une journée entière pendant tout le mois. C'est un rappel visuel constant de l'utilisation de mon temps discrétionnaire.
2) Travailler en série et non en parallèle
Lorsque je consacre une semaine entière à une tâche importante, celle-ci est accomplie. Faites-le quatre fois et vous aurez fait quatre choses importantes en un mois. Lorsque je fais plusieurs choses à la fois, ces mêmes choses traînent pendant des mois.
3) Refuser le travail de "CEO performatif".
Il y a des saisons où il est irrationnel pour moi d'assister à dix réunions simplement pour être vu. Mon rôle est de fournir la seule chose qui fait avancer l'entreprise. Les opérations sont importantes - mais si je suis dans les opérations, c'est uniquement pour concevoir le système et le transmettre, pas pour devenir le système.
(Remarque complémentaire : de nombreux fondateurs - moi y compris - souffrent d'un certain type de TDAH. La concentration n'est pas un don, elle se fabrique. L'exécution en série est la façon dont vous la fabriquez).
Des tactiques que vous pouvez emprunter
- Triage des documents à faire/supprimer : Si cela n'a pas d'importance dans trois jours, archivez-le. Si c'est le cas, il faut agir tout de suite. Pas de pile de "peut-être plus tard".
- Interface utilisateur à élément unique : Utilisez des outils qui font apparaître une action suivante à l'aide d'un raccourci clavier "suivant". Masquer les listes.
- Réponses rapides > Réponses parfaites : Dictez, soyez concis et expédiez. La perfection est une rupture de flux.
- Bannière mensuelle "Une chose" : Nommez-la. Inscrivez-le chaque jour dans votre calendrier jusqu'à ce qu'il soit réalisé.
- Semaines en série : Protégez une semaine complète à la fois pour un travail approfondi sur un sujet important. Traitez tout le reste comme de la maintenance.
- Communiquez votre saison : Dites à votre équipe : "Ce mois-ci, je me concentre sur X. Attendez-vous à moins de réunions et à des "non" plus rapides".
- Concevoir pour déléguer : Si vous touchez aux opérations, votre objectif est de ne plus y toucher en créant une machine et un propriétaire.
Reculs fréquents (et réponses)
"N'est-ce pas un manque de professionnalisme que d'ignorer les gens ?
Occasionnellement, oui. Mais il est encore moins professionnel de priver l'entreprise de son travail le plus important parce que l'on se contente d'élaborer à la main des petites attentions qui ne servent pas à grand-chose. Un triage impitoyable, associé à des attentes claires, c'est ce que l'on appelle le "CEOship".
Que se passera-t-il si je choisis la mauvaise "chose" ?
Vous le saurez dans une semaine. Si de nouvelles informations montrent que ce n'est pas le bon choix, mettez à jour la bannière et passez à autre chose. Le coût d'une semaine de concentration est bien inférieur au coût d'un trimestre de tergiversations.
"Mon rôle exige de la réactivité"
Certains rôles (relations publiques, assistance, ventes) sont synonymes de réactivité. Cet essai s'adresse aux fondateurs/chefs d'entreprise dont l'effet de levier le plus important est de débloquer des changements progressifs. Si votre travail est la boîte de réception, concevez le flux là aussi - les mêmes règles s'appliquent.
La version courte
- Petites choses : Saisir le flux. Faire ou supprimer. Ne pas classer.
- Les grandes choses : Choisissez une chose. Rendez-la incontournable. Faites-la jusqu'au bout.
- Votre tâche en tant que PDG : Trouver et actionner le plus grand levier, et non pas tous les leviers.
Essayez ceci pendant une semaine : fixez une bannière pour un seul résultat, supprimez la vue en liste de votre boîte de réception et appliquez le triage des documents à faire/supprimer. Si vous vous sentez étrangement calme et un peu impoli, c'est que vous faites bien les choses - et vous expédierez probablement plus de choses importantes que vous ne l'avez fait depuis des mois.
