Di Theo Saville, co-fondatore e CEO di CloudNC
Per anni ho trascorso dodici ore al giorno al computer e, se devo essere sincero, non ho fatto nulla di importante. Sono caduto in due trappole opposte:
- Dopamina da lavoro: elaborare all'infinito le e-mail e Slack perché ci si sente produttivi.
- Nichilismo: chiedersi "È questa la cosa più importante?" così spesso che tutto sembra inutile e non faccio nulla.
La raccolta fondi ha peggiorato questa seconda trappola. Durante una raccolta, conta solo la raccolta di fondi. Dopo la raccolta, il mio cervello ha mantenuto questa regola e l'ha applicata tranquillamente a tutto. Scrivere un'e-mail? "Inutile". Rivedere un piano? "Inutile". Ci è voluto tempo per riconoscere lo schema e riscrivere il software mentale.
La soluzione che ho trovato è semplice ma rigorosa:
- Per le attività di piccole e medie dimensioni: privilegiare il flusso rispetto alla priorità.
- Per i lavori più importanti e impegnativi: fare una cosa alla volta, fino al completamento.
Di seguito viene illustrato come funziona effettivamente, giorno per giorno.
Parte 1: Per le piccole cose, scegliete il flusso
La maggior parte dei sistemi di definizione delle priorità si sgretola sotto il carico di interruzioni del mondo reale. Gli elenchi si allungano, l'energia cala e la domanda "Cosa devo fare dopo?" diventa una tassa sulle decisioni.
Io invece faccio così:
1) Cancellare ogni piccolo compito con un brutale sì/no
Non faccio classifiche. Non rifletto sul ROI. Pongo una domanda binaria: Vale la pena dedicare un po' del mio tempo nei prossimi tre giorni?
- Sì? Fatelo subito, rapidamente, e andate avanti.
- No? Cancellare/ignorare/archiviare senza scuse.
Essere "un po' scortesi" di tanto in tanto è più conveniente che bruciare ore a scrivere e-mail di "scusa per il ritardo" che non fanno muovere l'azienda.
2) Costruite un'interfaccia che si occupa di una sola cosa alla volta
Il flusso muore quando mi viene mostrato un muro di opzioni. Uso un client di posta elettronica che mostra il prossimo elemento, non un elenco, e mi dà un tasto di scelta rapida per avanzare. Spesso detto una risposta veloce e la spedisco. L'obiettivo non è la perfezione, ma un flusso ininterrotto.
In molti casi, il flusso è più veloce della definizione delle priorità. Pensate alle regole del "riordino di una casa disordinata": prendete la cosa più vicina, mettetela al suo posto e ripetete. Nessuna cerimonia di selezione.
3) Abbassare la barra per iniziare
Tengo la barra del "vale il mio tempo?" deliberatamente bassa. Il costo della decisione è spesso più alto di una risposta di due minuti. Una volta detto "sì", mi impegno e lo finisco in un colpo solo.
4) Eliminare il pop-up "sto facendo la cosa più importante?
Questo dialogo mentale è nemico del flusso. Quando appare, ricordo a me stesso: Ho già superato il cancello del sì/no, basta che finisca.
Parte 2: Per le cose importanti, fare una sola cosa
I piccoli compiti beneficiano del flusso. I grandi compiti richiedono monomania.
Ogni mese scelgo un risultato che deve verificarsi. Esempi che ho fatto in passato:
- Chiudere una raccolta fondi.
- Strategia di ingresso nel mercato statunitense di Nail.
- Raddoppiare le attività di PR/social media.
- Assumere un (ottimo) presidente per il nostro consiglio di amministrazione.
Poi faccio tre cose:
1) Bloccarlo come un banner per il calendario di tutti i giorni e per tutto il giorno
Ho letteralmente messo il risultato - "Assumi la sedia" - come evento dell'intera giornata per tutto il mese. È un promemoria visivo costante della destinazione del mio tempo discrezionale.
2) Lavorare in serie, non in parallelo
Quando mi ritaglio un'intera settimana per completare una cosa importante, la porto a termine. Fatelo quattro volte e avrete fatto quattro cose importanti in un mese. Quando sono multi-thread, le stesse cose si trascinano per mesi.
3) Rifiutare il lavoro del "CEO performativo
Ci sono stagioni in cui è irrazionale per me partecipare a dieci riunioni solo per essere visto. La mia leva è quella di fornire l'unica cosa che fa muovere l'azienda. Le operazioni sono importanti, ma se sono nelle operazioni è solo per progettare il sistema e consegnarlo, non per diventare il sistema.
(Nota a margine: molti fondatori, me compreso, soffrono di ADHD. La concentrazione non è un dono, ma viene prodotta. L'esecuzione seriale è il modo in cui la si produce).
Tattiche da rubare
- Fare/eliminare il triage: Se tra tre giorni non avrà più importanza, archiviatelo. Se potrebbe esserlo, agire subito. Nessuna pila di "forse più tardi".
- Interfaccia utente a elemento singolo: Utilizzate strumenti che visualizzano un'azione successiva con un tasto di scelta rapida "next". Nascondere gli elenchi.
- Risposte rapide > Risposte perfette: Dettare, essere concisi e spedire. La perfezione è un'interruzione del flusso.
- Striscione mensile "Una cosa": Dare un nome. Mettetela ogni giorno nel vostro calendario finché non sarà realizzata.
- Settimane seriali: Proteggete una settimana intera alla volta per lavorare a fondo sulla cosa più importante. Trattate tutto il resto come manutenzione.
- Comunicate la vostra stagione: Dite al vostro team: "Questo mese il mio obiettivo è X. Aspettatevi meno riunioni e meno 'no'".
- Progettare per delegare: Se si toccano le operazioni, l'obiettivo è smettere di toccarle costruendo una macchina e un proprietario.
Respingimenti (e risposte) comuni
"Ignorare le persone non è poco professionale?"
Occasionalmente, sì. Ma è ancora più poco professionale ridurre alla fame il lavoro più importante dell'azienda perché si sta lavorando a mano su convenienze di scarso valore. Il triage spietato, unito a chiare aspettative, è la gestione del CEO.
"E se scelgo la "cosa" sbagliata?"
Lo saprete entro una settimana. Se nuove informazioni dimostrano che è sbagliata, aggiornate il banner e muovetevi. Il costo di una settimana di concentrazione è di gran lunga inferiore a quello di un trimestre di tentennamenti.
"Il mio ruolo richiede reattività"
Alcuni ruoli (PR, assistenza, vendite) sono reattivi. Questo saggio è per i fondatori/CEO la cui massima leva è sbloccare i cambiamenti graduali. Se il vostro lavoro è la casella di posta, progettate il flusso anche lì: valgono le stesse regole.
La versione breve
- Piccole cose: Immettere il flusso. Fare o cancellare. Non classificare.
- Grandi cose: Scegliete una cosa. Rendetela inevitabile. Fatela fino in fondo.
- Il vostro lavoro di CEO: Trovare e muovere la leva più grande, non tutte le leve.
Provate a farlo per una settimana: impostate un banner per un singolo risultato, eliminate la visualizzazione dell'elenco nella vostra casella di posta e applicate il triage "fai/cancella". Se vi sentite stranamente calmi e un po' maleducati, state facendo la cosa giusta e probabilmente spedirete più cose importanti di quanto non abbiate fatto da mesi.
