Por Theo Saville, cofundador y CEO de CloudNC
Durante años podía pasarme doce horas al día frente al ordenador y, si soy sincero, no mover nada que importara. Caí en dos trampas opuestas:
- Dopamina del trabajo: procesar sin parar correos electrónicos y Slack porque se siente productivo.
- Nihilismo: preguntarme "¿Es esto lo más importante?" tan a menudo que todo me parece inútil y no hago nada.
La recaudación de fondos empeoró esa segunda trampa. Durante una recaudación, sólo importa recaudar fondos. Después de la ronda, mi cerebro mantuvo esa regla y la aplicó tranquilamente a todo. ¿Escribir un correo electrónico? "No tiene sentido". ¿Revisar un plan? "Inútil". Me llevó tiempo reconocer el patrón y reescribir el software mental.
La solución a la que he llegado es sencilla pero estricta:
- Para tareas pequeñas y medianas: priorizar el flujo sobre la priorización.
- Para el trabajo grande, que mueve agujas: haz una cosa cada vez, hasta completarla.
A continuación se muestra cómo funciona realmente, día a día.
Parte 1: Para las cosas pequeñas, elige la fluidez
La mayoría de los marcos de priorización se desmoronan bajo la carga de interrupciones del mundo real. Las listas se alargan, la energía decae y "¿Qué hago ahora?" se convierte en un impuesto a la decisión.
En su lugar, hago esto:
1) Ponga puerta a cada pequeña tarea con un brutal sí/no
No lo clasifico. No reflexiono sobre el retorno de la inversión. Hago una pregunta binaria: ¿Vale la pena dedicarle algo de mi tiempo en los próximos tres días?
- ¿Sí? Hazlo inmediatamente, rápido, y sigue adelante.
- ¿No? Borrar/ignorar/archivar sin disculparse.
Ser "un poco grosero" de vez en cuando es más barato que perder horas escribiendo correos electrónicos de "perdón por el retraso" que no mueven a la empresa.
2) Construir una interfaz de una cosa a la vez
El flujo muere cuando se me muestra un muro de opciones. Uso un cliente de correo electrónico que muestra el siguiente elemento, no una lista, y me da una tecla de acceso rápido para avanzar. A menudo dicto una respuesta rápida y la envío. El objetivo no es la perfección, sino un rendimiento ininterrumpido.
En muchos casos, el flujo es más rápido que la priorización. Piensa en las reglas de "ordenar una casa desordenada": coge lo más cercano, ponlo donde corresponda, repite. Nada de ceremonias de clasificación.
3) Baje la barra hasta el inicio
Mantengo el listón de "¿merece la pena mi tiempo?" deliberadamente bajo. El coste de la decisión suele ser mayor que una respuesta de dos minutos. Una vez que he dicho "sí", me comprometo y lo termino de un tirón.
4) Elimina la ventana emergente "¿estoy haciendo lo más importante?
Ese diálogo mental es el enemigo de la fluidez. Cuando aparece, me lo recuerdo a mí mismo: Ya he pasado la puerta del sí/no, termina.
Parte 2: Para las cosas grandes, haz una sola cosa
Las tareas pequeñas se benefician de la fluidez. Las grandes tareas exigen monomanía.
Cada mes elijo un resultado que debe producirse. Ejemplos que he dado en el pasado:
- Cerrar una recaudación de fondos.
- Clavar la estrategia de entrada en el mercado estadounidense.
- Redoblar las relaciones públicas y las redes sociales.
- Contratar a un (gran) presidente para nuestra junta.
Entonces hago tres cosas:
1) Bloquéalo como un banner de calendario para todo el día, todos los días
Pongo literalmente el resultado - "Contratar la silla" - como un evento de todo el día a lo largo de todo el mes. Es un recordatorio visual constante de a qué dedico mi tiempo discrecional.
2) Trabajar en serie, no en paralelo
Cuando dedico una semana entera a hacer una cosa importante, la hago. Si lo hago cuatro veces, habré hecho cuatro cosas importantes en un mes. Cuando hago varias cosas a la vez, esas mismas cosas se alargan durante meses.
3) Renunciar al trabajo de "director general performativo
Hay temporadas en las que es irracional que me siente en diez reuniones sólo para que me vean. Mi ventaja es ofrecer lo único que mueve a la empresa. Las operaciones son importantes, pero si estoy en operaciones, es sólo para diseñar el sistema y entregarlo, no para convertirme en el sistema.
(Nota al margen: muchos fundadores -yo incluido- padecen algún tipo de TDAH. La concentración no es un don; se fabrica. La ejecución en serie es cómo se fabrica).
Tácticas que puedes robar
- Hacer/Borrar Triaje: Si no tiene importancia dentro de tres días, archívalo. Si puede serlo, actúa ahora. Nada de "quizá más tarde".
- Interfaz de usuario de un solo elemento: Utiliza herramientas que muestren una acción siguiente con una tecla de acceso directo "siguiente". Ocultar listas.
- Respuestas rápidas > Respuestas perfectas: Dicta, sé conciso y envía. La perfección es una ruptura del flujo.
- Banner mensual "Una cosa": Nómbralo. Ponlo todos los días en tu calendario hasta que esté hecho.
- Semanas en serie: Dedica una semana entera cada vez a trabajar a fondo en lo más importante. Todo lo demás es mantenimiento.
- Comunique su temporada: Dígale a su equipo: "Este mes mi atención se centra en X. Esperen menos reuniones y "noes" más rápidos".
- Diseñar para delegar: Si tocas las operaciones, tu objetivo es dejar de tocarlas construyendo una máquina y un propietario.
Oposiciones (y respuestas) habituales
"¿No es poco profesional ignorar a la gente?"
En ocasiones, sí. Pero es más poco profesional privar de trabajo a los más importantes de la empresa porque te dedicas a hacer sutilezas poco útiles. El triaje despiadado, junto con unas expectativas claras, es el liderazgo.
"¿Y si elijo la 'cosa' equivocada?"
Lo sabrás en una semana. Si la nueva información demuestra que es incorrecta, actualiza el cartel y muévete. El coste de una semana de concentración es mucho menor que el de un trimestre de titubeos.
"Mi función exigecapacidad de respuesta".
Algunas funciones (relaciones públicas, asistencia, ventas) son capacidad de respuesta. Este ensayo va dirigido a los fundadores y directores generales cuyo mayor apalancamiento consiste en desbloquear cambios graduales. Si tu trabajo es la bandeja de entrada, diseña el flujo allí también - se aplican las mismas reglas.
La versión resumida
- Pequeñas cosas: Introducir flujo. Hacer o eliminar. No clasificar.
- Grandes cosas: Elige una cosa. Haz que sea inevitable. Hazla hasta el final.
- Tu trabajo como director general: Encontrar y mover la palanca más grande, no todas las palancas.
Pruébalo durante una semana: fija un banner para un único resultado, elimina la vista de lista de tu bandeja de entrada y aplica el triaje hacer/borrar. Si te sientes extrañamente tranquilo y un poco grosero, es que lo estás haciendo bien, y es probable que envíes más cosas importantes que en meses.
