Cita: «A todo el mundo le disgusta».

Llevo unos años al frente de la fábrica de CloudNC en Chelmsford, y entiendo por qué. Perdimos encargos porque no podíamos enviar los presupuestos con la rapidez necesaria. También aprendimos por las malas lo que ocurre cuando se consigue un encargo a un precio inadecuado.

Más concretamente: cuando me hice cargo del taller mecánico, heredé un enorme encargo con un contrato fijo de dos años para un importante fabricante, con unos ingresos de 2 millones de dólares… pero habíamos calculado mal el presupuesto del trabajo. Resultó no encajar bien con la fábrica, nos costó cientos de miles y causó problemas a todos los implicados.

Una vez que te has comprometido a aceptar ese encargo, las consecuencias de una estimación errónea se dejan sentir en toda la fábrica; de hecho, apenas ahora estamos dando por concluido el contrato y, aunque mantuvo nuestras máquinas a pleno rendimiento, en realidad no nos ha ayudado a largo plazo.

Esas experiencias son una de las principales razones por las que creamos Quote Agent.

Un taller mecánico puede pasar horas pensando cómo fabricar una pieza que un cliente podría querer que le hicieran, para luego ver cómo el encargo acaba yéndose a otra parte. Cuando eso ocurre una y otra vez, el coste recae sobre las personas a las que la empresa menos puede permitirse tener ocupadas: sus presupuestistas, programadores e ingenieros más experimentados.

Es una forma frustrante de aprovechar unos conocimientos especializados tan escasos. Puedes tener buenas máquinas, personal cualificado y clientes que necesitan piezas, pero aun así te cuesta convertir las consultas en pedidos porque la persona adecuada no tiene tiempo para presupuestarlas.

Cualquiera que haya analizado detenidamente un presupuesto de fabricación sabe cuánto esfuerzo hay detrás del precio. El responsable de elaborar el presupuesto tiene que determinar cómo se podría fabricar la pieza y qué factores podrían encarecerla o dificultar su fabricación. Está tomando decisiones sobre la producción mucho antes de que haya un pedido para fabricar nada.

Como consecuencia, la elaboración de presupuestos se convierte en un cuello de botella: las personas más indicadas para evaluar el próximo encargo suelen ser las que tienen que resolver un problema relacionado con el que ya está en marcha. Un mayor número de consultas supone una mayor presión sobre ese mismo grupo reducido de personas.

Dado que se pierde aproximadamente el 90 % de los presupuestos, los talleres están dedicando gran parte de su experiencia a un trabajo que nunca llegarán a realizar. Es una locura. Las horas que se dedican a preparar un presupuesto que no sale adelante son horas que alguien podría haber dedicado a mejorar un proceso, a ayudar a un compañero o a realizar un trabajo remunerado.

Existe la tentación de resolver esto presentando presupuestos más rápidamente y preocupándose de los detalles más adelante. Nuestra experiencia me ha enseñado lo costoso que puede resultar eso. Una cartera de pedidos llena es un mal resultado si está repleta de trabajos cuyo precio se ha fijado basándose en supuestos que se desmoronan durante la producción. Un trabajo con un precio demasiado bajo compromete efectivo y capacidad para un trabajo que genera muy pocos beneficios. Para cuando la pieza llega a la máquina, muchas de las decisiones que determinan su rentabilidad ya se han tomado.

Por eso me importa tanto la calidad del análisis que hay detrás de un presupuesto como la rapidez de la respuesta. Un buen estimador necesita tiempo para analizar a fondo el plan de fabricación y valorar si el encargo es viable para el taller.

Quiero un programa que les permita disponer de más tiempo para eso. Ahora ya lo tenemos.

Quote Agent: devolviendo tiempo a los encargados de elaborar presupuestos

La fábrica nos permitió conocer de primera mano el problema. Además, CloudNC lleva una década desarrollando modelos físicos que analizan las piezas y cómo se pueden fabricar. Queríamos aplicar esos conocimientos en una fase más temprana, cuando un taller está decidiendo si aceptar un encargo y aún tiene tiempo para cuestionar los supuestos en los que se basa el precio.

Nuestra nueva solución «Quote Agent» combina esos modelos con « AI » para preparar el trabajo previo a la elaboración del presupuesto. Solo tienes que reenviar la solicitud de presupuesto (RFQ) de un cliente y/o subir los planos y modelos. El agente evalúa los riesgos de fabricación y propone un plan de fabricación, los tiempos de producción, las estimaciones de costes de materiales y posprocesamiento, así como los requisitos de inspección. El presupuestista dispone así de información para examinar y ajustar en cuestión de minutos.

En este caso, las circunstancias específicas de la tienda son importantes. A través de Myshop, los usuarios pueden introducir su equipamiento, capacidades, costes y preferencias. Pueden sustituir las estimaciones de costes iniciales del agente por los precios de sus proveedores. Una estimación útil debe reflejar la empresa que realmente fabricará la pieza.

Yo desconfiaría de cualquier sistema que pidiera a un responsable de presupuestos que aceptara un precio sin comprender cómo se ha calculado. En Quote Agent, el usuario revisa el plan y los costes propuestos, decide si desea enviar el presupuesto y fija el precio final. Si falta información o hay algo que no está claro, el agente formula preguntas para que el usuario pueda aclararlo. La persona que envía el presupuesto sigue siendo responsable del mismo.

Es en esa revisión donde la experiencia demuestra su valor. Un presupuestista puede saber que una configuración concreta resultará complicada de llevar a cabo en sus máquinas, o que es necesario comprobar el plazo de entrega de un proveedor externo antes de que el taller se comprometa. Debería ser capaz de aplicar esos conocimientos a un presupuesto ya elaborado, sin tener que dedicar primero horas a elaborarlo.

Además, hemos hecho que todo el proceso de elaboración de presupuestos manuales sea gratuito, sin límites de usuarios ni de uso. De este modo, los talleres disponen de herramientas de presupuestación por las que normalmente tendrían que pagar. La versión de prueba del agente « AI » también es gratuita. Creo que los fabricantes deberían poder probarlo con sus propios trabajos y comprobar su utilidad antes de pagar por el uso del agente.

Las opiniones de nuestros primeros usuarios han sido increíblemente positivas (¡mira el vídeo de arriba!), y estoy convencido de que muy pronto descubrirás el valor que te ofrece Quote Agent. Te sugiero que pruebes Quote Agent con un trabajo que ya conozcas. Compara la ruta y los costes propuestos con tu propio presupuesto. Cuestiona las hipótesis. Comprueba cuánto tiempo de preparación te ahorra y en qué aspectos tu criterio marca la diferencia.

Dirigir una fábrica me permitió tener una visión muy clara de este problema. Con Quote Agent, quiero ayudar a los talleres mecánicos de todo el mundo a resolverlo: dando a sus responsables de presupuestos más tiempo para elegir los trabajos adecuados, fijarles un precio adecuado y responder antes de que se pierda la oportunidad.

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