Cito: "Tutti lo odiano".

Ho gestito per alcuni anni lo stabilimento di CloudNC a Chelmsford e ne capisco il motivo. Abbiamo perso commesse perché non riuscivamo a fornire i preventivi con sufficiente rapidità. Abbiamo anche imparato a nostre spese cosa succede quando si aggiudicano commesse a un prezzo sbagliato.

Più precisamente: quando ho rilevato l’officina meccanica, ho ereditato un ingente contratto biennale a forfait per un importante produttore, del valore di 2 milioni di dollari… ma avevamo stimato male il costo del lavoro. Alla fine si è rivelato un progetto poco adatto alla nostra struttura, ci è costato centinaia di migliaia di dollari e ha creato problemi a tutte le parti coinvolte.

Una volta che ci si è impegnati ad accettare quel lavoro, le conseguenze di una stima errata si ripercuotono su tutta la fabbrica; infatti, stiamo solo ora portando a termine il contratto e, sebbene abbia tenuto le nostre macchine in piena attività, in realtà non ci ha aiutato nel lungo periodo.

Queste esperienze sono una delle ragioni principali per cui abbiamo creato Quote Agent.

Un'officina meccanica può passare ore a studiare come realizzare un pezzo che un cliente potrebbe potenzialmente volerle commissionare, per poi vedere l'incarico andare a un'altra azienda. Quando ciò accade ripetutamente, il costo ricade sulle persone che l'azienda può meno permettersi di tenere occupate: i suoi preventivisti, programmatori e ingegneri più esperti.

È un modo frustrante di sfruttare competenze già di per sé scarse. Si possono avere ottimi macchinari, personale competente e clienti che hanno bisogno di ricambi, eppure si fatica comunque a trasformare le richieste in ordini perché la persona giusta non ha il tempo di preparare i preventivi.

Chiunque abbia esaminato con attenzione un preventivo di produzione sa bene quanto impegno ci sia dietro quel prezzo. Il responsabile della preventivazione deve capire come il pezzo possa essere realizzato e quali fattori potrebbero renderne la produzione costosa o difficile. Prende decisioni relative alla produzione ben prima che vi sia un ordine di produzione.

Di conseguenza, la preparazione dei preventivi diventa un collo di bottiglia: le persone più adatte a valutare il lavoro successivo sono spesso impegnate a risolvere un problema relativo a quello già in corso. Un numero maggiore di richieste comporta una maggiore pressione proprio su quello stesso piccolo gruppo di persone.

Con circa il 90% dei preventivi che non va a buon fine, le officine dedicano gran parte delle loro competenze a lavori che non realizzeranno mai. È una follia. Le ore impiegate a preparare un preventivo che non porterà a nulla sono ore che qualcuno avrebbe potuto dedicare a migliorare un processo, aiutare un collega o portare a termine un lavoro retribuito.

Si è tentati di risolvere la questione presentando preventivi più rapidamente e preoccupandosi dei dettagli in un secondo momento. La nostra esperienza mi ha insegnato quanto ciò possa rivelarsi costoso. Un portafoglio ordini pieno è un risultato insoddisfacente se è costituito da lavori il cui prezzo si basa su ipotesi che crollano in fase di produzione. Un lavoro sottovalutato impegna liquidità e capacità produttiva in un’attività che rende troppo poco. Quando il pezzo arriva alla macchina, molte delle decisioni che ne determinano la redditività sono già state prese.

Ecco perché attribuisco la stessa importanza alla qualità della valutazione alla base di un preventivo quanto alla rapidità della risposta. Un buon preventivista ha bisogno di tempo per mettere in discussione il piano di produzione e valutare se il lavoro sia fattibile per l’officina.

Vorrei un software che consentisse loro di dedicare più tempo a questo. Ora ce l'abbiamo.

Quote Agent: restituire tempo ai responsabili dei preventivi

Lo stabilimento ci ha permesso di sperimentare in prima persona il problema. Inoltre, CloudNC ha dedicato un decennio allo sviluppo di modelli fisici in grado di analizzare i componenti e le modalità di produzione. Volevamo applicare tali conoscenze in una fase più precoce, ovvero quando un’officina sta valutando se accettare un componente e ha ancora tempo per mettere in discussione le ipotesi su cui si basa il prezzo.

La nostra nuova soluzione Quote Agent combina tali modelli con l’ AI , per preparare il lavoro necessario alla realizzazione del preventivo. È sufficiente inoltrare la richiesta di preventivo (RFQ) del cliente e/o caricare i disegni e i modelli. L’agente valuta i rischi di produzione e propone un piano di produzione, i tempi di lavorazione, le stime dei costi dei materiali e della post-lavorazione, nonché i requisiti di ispezione. Il responsabile della preventivazione avrà così a disposizione gli elementi da esaminare e adeguare nel giro di pochi minuti.

In questo contesto, le circostanze specifiche del negozio sono fondamentali. Tramite Myshop, gli utenti possono inserire le proprie attrezzature, capacità, costi e preferenze. Possono sostituire le stime iniziali dei costi fornite dall’agente con i prezzi dei propri fornitori. Una stima utile deve riflettere l’azienda che effettivamente produrrà il componente.

Sarei diffidente nei confronti di qualsiasi sistema che chiedesse a un addetto alla preventivazione di accettare un prezzo senza capire come sia stato calcolato. In Quote Agent, l’utente esamina il piano e i costi proposti, decide se presentare il preventivo e stabilisce il prezzo finale. Se mancano informazioni o queste non sono chiare, l’agente pone delle domande in modo che l’utente possa chiarire la situazione. La persona che invia il preventivo ne rimane responsabile.

È proprio in quella fase di revisione che l’esperienza dimostra il proprio valore. Un addetto alla preventivazione potrebbe sapere che una determinata configurazione risulterà complicata da realizzare con le proprie macchine, oppure che è necessario verificare i tempi di consegna di un fornitore esterno prima che l’officina si impegni. Dovrebbe essere in grado di applicare tali conoscenze a un preventivo già pronto, senza dover prima dedicare ore alla sua elaborazione.

Abbiamo inoltre reso gratuito l’intero flusso di lavoro per la creazione manuale dei preventivi, con un numero illimitato di utenti e di utilizzi. In questo modo forniamo alle officine strumenti per la creazione dei preventivi che normalmente sarebbero a pagamento. Anche l’agente “ AI ” può essere provato gratuitamente. Ritengo che i produttori dovrebbero poterlo testare sul proprio lavoro e verificarne il valore, prima di pagare per l’utilizzo dell’agente.

Il feedback dei nostri primi utenti è stato incredibilmente positivo (guarda il video qui sopra!), e sono davvero convinto che scoprirai molto presto quanto Quote Agent possa esserti utile. Il mio consiglio è di provare Quote Agent su un lavoro che conosci bene. Confronta il percorso e i costi proposti con il tuo preventivo. Metti in discussione le ipotesi. Verifica quanto tempo di preparazione ti fa risparmiare e in quali punti il tuo giudizio fa la differenza.

La gestione di uno stabilimento mi ha permesso di comprendere molto chiaramente questo problema. Con Quote Agent, voglio aiutare le officine meccaniche di tutto il mondo a risolverlo: offrendo ai loro addetti alla preventivazione più tempo per scegliere il lavoro giusto, stabilirne il prezzo corretto e rispondere prima che l’opportunità vada persa.

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