Citation : « Tout le monde déteste ça. »

J'ai dirigé pendant plusieurs années l'usine de CloudNC à Chelmsford, et je comprends pourquoi. Nous avons perdu des contrats parce que nous ne parvenions pas à fournir nos devis assez rapidement. Nous avons également appris à nos dépens ce qui se passe lorsqu'on remporte un contrat à un prix inadapté.

Plus précisément : lorsque j’ai repris l’atelier d’usinage, j’ai hérité d’un énorme contrat de deux ans avec un grand fabricant, représentant un chiffre d’affaires de 2 millions de dollars… mais nous avions mal évalué le coût des travaux. Ce projet s’est avéré inadapté à l’usine, nous a coûté des centaines de milliers et a causé des problèmes à toutes les parties concernées.

Une fois que l'on s'est engagé à accepter ce contrat, les conséquences d'une mauvaise estimation se répercutent sur l'ensemble de l'usine ; en effet, nous ne faisons que terminer ce contrat en ce moment, et bien qu'il ait permis de faire tourner nos machines à plein régime, il ne nous a vraiment pas été profitable à long terme.

Ces expériences expliquent en grande partie pourquoi nous avons créé Quote Agent.

Un atelier d'usinage peut passer des heures à réfléchir à la manière de fabriquer une pièce qu'un client pourrait éventuellement lui demander de réaliser, pour finalement voir la commande partir ailleurs. Lorsque cela se produit de manière répétée, le coût de cette perte se répercute sur les personnes que l'entreprise peut le moins se permettre de mobiliser : ses estimateurs, programmeurs et ingénieurs les plus expérimentés.

C'est une utilisation frustrante d'un savoir-faire déjà rare. On peut disposer de bonnes machines, d'un personnel compétent et de clients qui ont besoin de pièces, mais avoir malgré tout du mal à transformer les demandes de devis en commandes, car la personne compétente n'a pas le temps d'établir les devis.

Quiconque a déjà examiné attentivement un devis de fabrication sait tout le travail qui se cache derrière ce prix. Le responsable des devis doit déterminer comment la pièce pourrait être fabriquée et ce qui pourrait rendre sa fabrication coûteuse ou difficile. Il prend des décisions concernant la production bien avant qu’une commande ne soit passée.

En conséquence, l'établissement des devis devient un goulot d'étranglement: les personnes les mieux placées pour évaluer le prochain projet sont souvent sollicitées pour résoudre un problème lié à celui déjà en cours. L'augmentation du nombre de demandes d'informations se traduit par une pression accrue sur ce même petit groupe de personnes.

Avec environ 90 % des devis non retenus, les ateliers consacrent une grande partie de leur expertise à des travaux qu’ils ne réaliseront jamais. C’est complètement absurde. Les heures passées à préparer un devis qui n’aboutira pas sont autant d’heures que l’on aurait pu consacrer à améliorer un processus, à aider un collègue ou à réaliser un travail rémunéré.

On pourrait être tenté de résoudre ce problème en établissant des devis plus rapidement et en s'occupant des détails plus tard. Notre expérience m'a appris à quel point cela peut coûter cher. Un carnet de commandes bien rempli n'est pas un bon résultat s'il regorge de commandes dont les prix reposent sur des hypothèses qui s'effondrent une fois en production. Une commande sous-évaluée mobilise des liquidités et des capacités pour un travail qui rapporte trop peu. Au moment où la pièce arrive sur une machine, bon nombre des décisions qui déterminent sa rentabilité ont déjà été prises.

C'est pourquoi j'accorde autant d'importance à la qualité de l'analyse qui sous-tend un devis qu'à la rapidité de la réponse. Un bon estimateur a besoin de temps pour examiner le plan de fabrication et déterminer si la commande est pertinente pour l'atelier.

Je veux un logiciel qui leur permette de disposer de plus de temps. Eh bien, nous l'avons désormais.

Quote Agent : faire gagner du temps aux estimateurs

L'usine nous a permis de constater concrètement ce problème. Parallèlement, CloudNC a passé une décennie à développer des modèles physiques permettant de comprendre les pièces et leurs modes de fabrication. Nous souhaitions mettre ces connaissances en pratique plus tôt dans le processus, c'est-à-dire au moment où un atelier décide d'accepter ou non une pièce et où il a encore le temps de remettre en question les hypothèses sur lesquelles repose le prix.

Notre nouvelle solution « Quote Agent » associe ces modèles à l’ AI e pour préparer le travail nécessaire à l’établissement du devis. Il vous suffit de transmettre la demande de devis (RFQ) d’un client et/ou de télécharger les plans et les modèles. L’agent évalue les risques liés à la fabrication et propose un plan de fabrication, les délais d’exécution, des estimations des coûts des matériaux et des opérations de finition, ainsi que les exigences en matière de contrôle qualité. Le responsable des devis dispose ainsi d’éléments à examiner et à ajuster en quelques minutes.

La situation spécifique de l'atelier joue ici un rôle important. Grâce à Myshop, les utilisateurs peuvent saisir leur équipement, leurs capacités, leurs coûts et leurs préférences. Ils peuvent remplacer les estimations de coûts initiales fournies par l'agent par les prix de leurs fournisseurs. Une estimation utile doit refléter la réalité de l'entreprise qui fabriquera effectivement la pièce.

Je me méfierais de tout système qui demanderait à un estimateur d'accepter un prix sans comprendre comment celui-ci a été calculé. Dans Quote Agent, l'utilisateur examine le projet et les coûts proposés, décide s'il souhaite établir un devis et fixe le prix final. Si des informations manquent ou ne sont pas claires, l'agent pose des questions afin que l'utilisateur puisse y remédier. La personne qui envoie le devis en reste responsable.

C'est lors de cette révision que l'expérience prend tout son sens. Un estimateur peut savoir qu'une configuration particulière posera des problèmes sur ses machines, ou qu'il faut vérifier les délais de livraison d'un fournisseur externe avant que l'atelier ne s'engage. Il doit être capable d'appliquer ces connaissances à un devis déjà établi, sans avoir à passer d'abord des heures à l'élaborer.

Nous avons également rendu gratuit l'ensemble du processus de création de devis manuels, sans limitation du nombre d'utilisateurs ni de l'utilisation. Cela permet aux ateliers de disposer d'outils de devis pour lesquels ils devraient normalement payer. L'agent « AI » peut également être testé gratuitement. Je pense que les fabricants devraient pouvoir tester cette fonctionnalité sur leurs propres travaux et en constater la valeur ajoutée avant de s'engager financièrement pour l'utilisation de l'agent.

Les retours de nos premiers utilisateurs ont été extrêmement positifs (voir la vidéo ci-dessus !), et je suis convaincu que vous apprécierez très rapidement les avantages de Quote Agent. Je vous conseille d’essayer Quote Agent sur une mission que vous connaissez bien. Comparez l’itinéraire et les coûts proposés avec votre propre estimation. Remettez en question les hypothèses. Constatez le gain de temps en préparation et identifiez les points où votre jugement fait la différence.

Le fait de diriger une usine m'a permis d'avoir une vision très claire de ce problème. Avec Quote Agent, je souhaite aider les ateliers d'usinage du monde entier à le résoudre : en donnant à leurs responsables des devis plus de temps pour sélectionner les bons projets, les tarifer correctement et répondre avant que l'opportunité ne soit perdue.

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