Por Theo Saville, cofundador e CEO da CloudNC
Durante anos, podia passar doze horas por dia ao computador e, para ser sincero, não mexia em nada que interessasse. Caí em duas armadilhas opostas:
- Dopamina do trabalho: processar incessantemente e-mails e o Slack porque parece produtivo.
- Niilismo: perguntar "Isto é a coisa mais importante?" tantas vezes que tudo parece inútil e não faço nada.
A angariação de fundos piorou essa segunda armadilha. Durante uma angariação, só a angariação de fundos interessa. Depois da ronda, o meu cérebro manteve essa regra e aplicou-a silenciosamente a tudo. Escrever um e-mail? "Inútil". Rever um plano? "Inútil". Demorou algum tempo a reconhecer o padrão e a reescrever o software mental.
A solução que encontrei é simples mas rigorosa:
- Para tarefas pequenas e médias: dar prioridade ao fluxo em detrimento da definição de prioridades.
- Para trabalhos grandes e complexos: fazer uma coisa de cada vez, até ao fim.
A seguir, apresentamos a forma como isso funciona, no dia a dia.
Parte 1: Para as coisas pequenas, escolha o fluxo
A maior parte das estruturas de definição de prioridades desmorona-se sob a carga de interrupções do mundo real. As listas tornam-se longas, a energia diminui e a pergunta "O que devo fazer a seguir?" torna-se uma taxa de decisão.
Em vez disso, faço isto:
1) Encerrar cada pequena tarefa com um sim/não brutal
Não o classifico. Não pondero o ROI. Faço uma pergunta binária: Isto vale algum do meu tempo nos próximos três dias?
- Sim? Faça-o imediatamente, rapidamente, e siga em frente.
- Não? Apagar/ignorar/arquivar sem pedir desculpa.
Ser "um pouco mal-educado" de vez em quando é mais barato do que perder horas a escrever mensagens de correio eletrónico a pedir desculpa pelo atraso e que não fazem avançar a empresa.
2) Construir uma interface de uma coisa de cada vez
O fluxo morre quando me é mostrada uma parede de opções. Utilizo um cliente de correio eletrónico que mostra o item seguinte, não uma lista, e dá-me uma tecla de atalho para avançar. Muitas vezes dito uma resposta rápida e envio-a. O objetivo não é a perfeição; é o fluxo ininterrupto.
Em muitos casos, o fluxo é mais rápido do que a definição de prioridades. Pense nas regras de "arrumar uma casa desarrumada": pegue na coisa mais próxima, coloque-a no sítio onde pertence e repita. Não há cerimónia de triagem.
3) Baixar a barra até ao início
Mantenho a fasquia do "vale o meu tempo?" deliberadamente baixa. O custo de decidir é frequentemente mais elevado do que uma resposta de dois minutos. Quando digo "sim", comprometo-me e acabo o trabalho de uma só vez.
4) Eliminar o pop-up "estou a fazer a coisa mais importante?
Esse diálogo mental é o inimigo do fluxo. Quando ele aparece, eu lembro-me: Já passei o portão do sim/não - basta terminar.
Parte 2: Para as coisas importantes, faça apenas uma coisa
As pequenas tarefas beneficiam do fluxo. As grandes tarefas exigem monomania.
Todos os meses escolho um resultado que tem de acontecer. Exemplos que já tive no passado:
- Encerrar uma angariação de fundos.
- Estratégia de entrada no mercado americano.
- Reforçar as relações públicas e as redes sociais.
- Contratar um (ótimo) presidente para a nossa direção.
Depois faço três coisas:
1) Bloqueie-o como uma faixa de calendário para todo o dia, todos os dias
Coloquei literalmente o resultado - "Contratar a cadeira" - como um evento de um dia inteiro durante todo o mês. É um lembrete visual constante de para onde vai o meu tempo livre.
2) Trabalhar em série, não em paralelo
Quando reservo uma semana inteira para fazer uma coisa importante, ela é feita. Se fizer isso quatro vezes, terá feito quatro coisas importantes num mês. Quando me dedico a várias tarefas, essas mesmas coisas arrastam-se durante meses.
3) Optar por não trabalhar como "CEO performativo
Há alturas em que é irracional para mim estar presente em dez reuniões só para ser visto. A minha vantagem é conseguir fazer a única coisa que move a empresa. As operações são importantes - mas se eu estiver nas operações, é apenas para conceber o sistema e entregá-lo, não para me tornar o sistema.
(Nota lateral: muitos fundadores - incluindo eu - têm algum tipo de TDAH. A concentração não é um dom; é fabricada. A execução em série é a forma de a fabricar).
Tácticas que pode roubar
- Fazer/eliminar a triagem: Se não for importante daqui a três dias, arquive-o. Se for, actue agora. Não há pilhas de "talvez mais tarde".
- IU de item único: Utilize ferramentas que apresentam uma ação seguinte com uma tecla de atalho "seguinte". Ocultar listas.
- Respostas rápidas > Respostas perfeitas: Ditar, ser conciso e enviar. A perfeição é uma quebra de fluxo.
- Bandeira mensal "Uma Coisa": Diga o que quer. Coloque-a todos os dias no seu calendário até estar concluída.
- Semanas em série: Proteja uma semana inteira de cada vez para trabalhar a fundo no que é importante. Tratar tudo o resto como manutenção.
- Comunique a sua época: Diga à sua equipa: "Este mês, o meu foco é X. Espere menos reuniões e mais rápidos 'nãos'".
- Conceber para delegar: Se tocar nas operações, o seu objetivo é deixar de as tocar, criando uma máquina e um proprietário.
Reacções comuns (e respostas)
"Ignorar as pessoas não é pouco profissional?"
Ocasionalmente, sim. Mas é mais anti-profissional deixar de fazer o trabalho mais importante da empresa porque se está a fazer um trabalho manual de gentilezas de baixo rendimento. A triagem implacável, aliada a expectativas claras, é a direção executiva.
"E se eu escolher a 'coisa' errada?"
Saberá dentro de uma semana. Se novas informações mostrarem que está errado, actualize a faixa e avance. O custo de uma semana de concentração é muito menor do que o custo de um trimestre de hesitação.
"A minha função exige capacidade de resposta."
Algumas funções (RP, apoio, vendas) são a capacidade de resposta. Este ensaio é para fundadores/CEOs cujo maior poder de influência é desbloquear mudanças graduais. Se o seu trabalho é a caixa de entrada, conceba o fluxo também aí - aplicam-se as mesmas regras.
A versão resumida
- Coisas pequenas: Introduzir fluxo. Fazer ou apagar. Não classificar.
- Coisas grandes: Escolhe uma coisa. Torne-a inevitável. Fazê-la até ao fim.
- A sua função como Diretor Executivo: Encontrar e mover a maior alavanca, não todas as alavancas.
Experimente isto durante uma semana: defina um banner para um único resultado, elimine a vista de lista na sua caixa de entrada e imponha a triagem de fazer/eliminar. Se se sentir estranhamente calmo e um pouco rude, está a fazê-lo bem - e provavelmente enviará mais coisas importantes do que nos últimos meses.
