Citação: toda a gente detesta isso.

Passei alguns anos a gerir a fábrica da CloudNC em Chelmsford e compreendo bem o motivo. Perdemos trabalhos porque não conseguíamos apresentar orçamentos com a rapidez necessária. Também aprendemos da maneira mais difícil o que acontece quando se ganha um trabalho a um preço errado.

Mais especificamente: quando assumi a direção da oficina mecânica, herdei um enorme contrato fixo de dois anos com um grande fabricante, no valor de 2 milhões de dólares em receitas… mas tínhamos feito uma cotação errada do trabalho. Acabou por se revelar uma má escolha para a fábrica, custou-nos centenas de milhares e criou problemas a todos os envolvidos.

Assim que nos comprometemos a aceitar esse trabalho, as consequências de uma estimativa errada repercutem-se em toda a fábrica; na verdade, só agora é que estamos a concluir o contrato e, embora tenha mantido as nossas máquinas ocupadas, não nos ajudou de todo a longo prazo.

Essas experiências são uma das principais razões pelas quais criámos o Quote Agent.

Uma oficina mecânica pode passar horas a tentar descobrir como fabricar uma peça que um cliente possa vir a querer que ela produza, para depois ver o trabalho ir para outra empresa. Quando isso acontece repetidamente, o custo recai sobre as pessoas que a empresa menos pode dar-se ao luxo de ter ocupadas: os seus orçamentistas, programadores e engenheiros mais experientes.

É uma forma frustrante de utilizar conhecimentos especializados escassos. Pode ter boas máquinas, pessoal competente e clientes que precisam de peças, mas mesmo assim ter dificuldade em transformar os pedidos de informação em trabalho, porque a pessoa certa não tem tempo para lhes apresentar um orçamento.

Qualquer pessoa que já tenha analisado com atenção um orçamento de fabrico sabe quanto esforço está por trás do preço. O responsável pelo orçamento tem de determinar como a peça poderá ser fabricada e o que poderá torná-la dispendiosa ou difícil de produzir. Está a tomar decisões sobre a produção muito antes de haver uma encomenda para fabricar qualquer coisa.

Consequentemente, a elaboração de orçamentos torna-se um ponto de estrangulamento: as pessoas mais indicadas para avaliar o próximo trabalho são, muitas vezes, necessárias para resolver um problema no trabalho que já está em curso. Mais pedidos de informação significam mais pressão sobre exatamente o mesmo pequeno grupo de pessoas.

Com cerca de 90% das propostas a não darem em nada, as oficinas estão a dedicar grande parte dos seus conhecimentos a trabalhos que nunca irão realizar. Isto é uma loucura. As horas gastas a preparar uma proposta que não vai avançar são horas que alguém poderia ter dedicado a melhorar um processo, a ajudar um colega ou a realizar trabalho remunerado.

Existe a tentação de resolver isto apresentando orçamentos mais rapidamente e preocupando-se com os detalhes mais tarde. A nossa experiência ensinou-me o quão dispendioso isso pode ser. Uma carteira de encomendas cheia é um mau resultado se estiver repleta de trabalhos cujos preços se baseiam em pressupostos que se desmoronam na fase de produção. Um trabalho com um preço demasiado baixo compromete o fluxo de caixa e a capacidade para um trabalho que rende muito pouco. Quando a peça chega à máquina, muitas das decisões que determinam a sua rentabilidade já foram tomadas.

É por isso que dou tanta importância à qualidade da análise subjacente a um orçamento como à rapidez da resposta. Um bom orçamentista precisa de tempo para analisar criticamente o plano de fabrico e avaliar se o trabalho faz sentido para a oficina.

Quero um software que lhes permita dispor de mais desse tempo. Agora, já o temos.

Quote Agent: devolver tempo aos responsáveis pelas estimativas

A fábrica proporcionou-nos uma experiência direta do problema. Além disso, a CloudNC passou uma década a desenvolver modelos físicos que analisam as peças e a forma como estas podem ser fabricadas. Queríamos aplicar esse conhecimento numa fase mais precoce, enquanto uma oficina está a decidir se aceita ou não uma peça e ainda tem tempo para questionar os pressupostos subjacentes ao preço.

A nossa nova solução «Quote Agent» combina esses modelos com o « AI » para preparar o trabalho subjacente ao orçamento. Basta encaminhar o pedido de orçamento (RFQ) de um cliente e/ou carregar os desenhos e modelos. O agente avalia os riscos de fabrico e propõe um plano de fabrico, tempos de rota, estimativas de custos de materiais e pós-processamento, bem como requisitos de inspeção. O orçamentista tem então material para analisar e ajustar em poucos minutos.

As circunstâncias específicas da loja são importantes neste contexto. Através do Myshop, os utilizadores podem introduzir o seu equipamento, capacidades, custos e preferências. Podem substituir as estimativas de custos iniciais do agente pelos preços dos seus fornecedores. Uma estimativa útil tem de refletir a empresa que irá efetivamente fabricar a peça.

Eu teria cuidado com qualquer sistema que exigisse que um responsável pela estimativa aceitasse um preço sem compreender como este foi calculado. No Quote Agent, o utilizador analisa o plano e os custos propostos, decide se deve emitir o orçamento e define o preço final. Se faltar alguma informação ou se esta não for clara, o agente faz perguntas para que o utilizador possa esclarecer a situação. A pessoa que envia o orçamento continua a ser responsável pelo mesmo.

É nessa revisão que a experiência se revela útil. Um orçamentista pode saber que uma determinada configuração será complicada de implementar nas suas máquinas, ou que é necessário verificar o prazo de entrega de um fornecedor externo antes de a oficina se comprometer. Deve ser capaz de aplicar esse conhecimento a um orçamento já elaborado, sem ter de passar horas a prepará-lo primeiro.

Também tornámos gratuito todo o fluxo de trabalho de elaboração de orçamentos manuais, com utilizadores e utilização ilimitados. Isto proporciona às oficinas ferramentas de elaboração de orçamentos pelas quais, normalmente, teriam de pagar. O agente « AI » também pode ser experimentado gratuitamente. Penso que os fabricantes devem poder testar isto no seu próprio trabalho e perceber o valor que acrescenta, antes de pagarem pela utilização do agente.

O feedback dos nossos primeiros utilizadores tem sido incrivelmente positivo (veja o vídeo acima!), e estou muito confiante de que irá rapidamente perceber o valor do Quote Agent. A minha sugestão é que experimente o Quote Agent num trabalho que já conheça. Compare o percurso e os custos propostos com a sua própria estimativa. Questione os pressupostos. Veja quanto tempo de preparação poupa e em que aspetos o seu discernimento faz a diferença.

A gestão de uma fábrica deu-me uma visão muito clara deste problema. Com o Quote Agent, pretendo ajudar as oficinas mecânicas de todo o mundo a resolvê-lo: dando aos seus responsáveis pelas estimativas mais tempo para escolherem o trabalho certo, fixarem o preço adequado e responderem antes que a oportunidade se perca.

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